Grundidee: Der Dateiname wird als Datensatz betrachtet, der grundlegende Informationen über das Dokument enthält.

Allgemein:

• Nach dem Schema von delimiter separated values (DSV, vgl. CSV) werden die Elemente dieses Datensatzes durch ein Trennzeichen separiert.
• Als Trennzeichen wird der Bindestrich '-' gewählt.
• Das Trennzeichen darf innerhalb der Felder nicht verwendet werden.
• Der Punkt '.' darf innerhalb der Felder nicht verwendet werden, weil er (traditionell) für die Dateiendung reserviert ist.

Aufbau der Dateinamen:

• Zunächst sollte zwischen eingehenden (=extern erstellten) und ausgehenden (=intern erstellten) Dokumenten unterschieden werden. Da es nur diese beiden Klassifizierungen gibt, genügt ein einzelner Buchstabe, z.B. 'O' für 'Organisation' und 'E' für 'extern' . Statt 'O' wäre auch ein Buchstabe aus dem Namen der Organisation denkbar.
• Als Datenfelder werden verwendet:
  • Datum der Belegerstellung im Format YYYYMMDD - Die Reihung Jahr/Monat/Tag, weil damit die auf dem System verfügbaren Sortierfunktionen ohne Weiteres Zutun chronologische Abfolge darstellen.
  • Die laufende Nummer des Dokuments an dem jeweiligen Tag, (mindestens) zweistellig mit ggf. führender Null. Die Zweistelligkeit unterstützt die Sortierfunktionen.
  • Eingehende Dokumente können aus mehreren Dateien bestehen, z.B. den einzeln gescannten Seiten, daher gibt es hierfür die laufende Nummer des Elements des Dokuments, (mindestens) zweistellig mit ggf. führender Null. Die Zweistelligkeit unterstützt auch hier die Sortierfunktionen.
  • Klassifikation des Dokuments nach Inhalt, z.B.
    • Rechnung
    • Mahnung
    • Angebot
    • Quittung
    • Anschreiben
    • Protokoll
    • Kontoauszug
    • …
  • Korrespondenzpartner, also
    • Empfänger bei ausgehenden Dokumenten
    • Absender bei eingehenden Dokumenten
  • nähere Beschreibung des Dokuments, z.B.:
    • Kontoauszug
      • das Konto ,'_' und dessen laufende Nummer: 123435_081
      • das Konto ,'_' und dessen Zeitraum : 123435_202212
    • Mahnung
      • Rechnung_20221211
    • Rechnung
      • Auftrag_20221211
    • Protokoll
      • oMV_2022
    • Quittung
      • Rechnung_20221211
      • EUR_25_30 (für EUR 25.30)
    • Anschreiben
      • ErteilungSteuernummer
      • Adressänderung
  • Punkt '.'
  • Dateiendung für das technische Datenformat (Extension), z.B.
    • .txt
    • .html
    • .odt
    • .jpg
    • …

Beispiele:

• S20221206-01-Protokoll-Vorstand-2022_12_06.txt
• E20221206-12-01-Protokoll-DachverbandDatenhaltung-Jahreshauptversammlung_2022.jpg
• E20221206-12-02-Protokoll-DachverbandDatenhaltung-Jahreshauptversammlung_2022.jpg
• E19991229-12-01-Anschreiben-VermieterAG-AblesungZählerstände.pdf
• R20000101-01-Anschreiben-VermieterAG-AbgeleseneZählerstände.pdf
• E20030201-03-01-Kontoauszug-Bank42-123454_2003_02.pdf
• E20200905-01-01-Rechnung-LieblingsBaumarkt-Werkzeug.pdf
• E20200905-02-01-Rechnung-Tele23-202008.pdf

Seiteneffekte / Mehrwert:

• Die Zeichenfolge aus dem ersten Buchstaben, dem Datum und der laufenden Nummer (z.B. X20200505-01) identifiziert ein Dokument eindeutig und kann daher bequem an anderer Stelle verwendet werden z.B. als Rechnungsnummer, Vorgangsnummer, Aktenzeichen, Referenz in einem Ticketsystem usw.
• Die Datei ist immer vollständig identifizierbar, unabhängig von der Ablage im Dateisystem.
• Belege sind mit 'find' oder 'locate' einfach zu finden, z.B. mit locate -Rechungen-Tele23-