Grundidee: Der Dateiname wird als Datensatz betrachtet, der grundlegende Informationen über das Dokument enthält.
Allgemein:
Nach dem Schema von delimiter separated values (DSV, vgl. CSV) werden die Elemente dieses Datensatzes durch ein Trennzeichen separiert.
Als Trennzeichen wird der Bindestrich '-' gewählt.
Das Trennzeichen darf innerhalb der Felder nicht verwendet werden.
Der Punkt '.' darf innerhalb der Felder nicht verwendet werden, weil er (traditionell) für die Dateiendung reserviert ist.
Aufbau der Dateinamen:
Zunächst sollte zwischen eingehenden (=extern erstellten) und ausgehenden (=intern erstellten) Dokumenten unterschieden werden. Da es nur diese beiden Klassifizierungen gibt, genügt ein einzelner Buchstabe, z.B. 'O' für 'Organisation' und 'E' für 'extern' . Statt 'O' wäre auch ein Buchstabe aus dem Namen der Organisation denkbar.
Als Datenfelder werden verwendet:
Datum der Belegerstellung im Format YYYYMMDD - Die Reihung Jahr/Monat/Tag, weil damit die auf dem System verfügbaren Sortierfunktionen ohne Weiteres Zutun chronologische Abfolge darstellen.
Die laufende Nummer des Dokuments an dem jeweiligen Tag, (mindestens) zweistellig mit ggf. führender Null. Die Zweistelligkeit unterstützt die Sortierfunktionen.
Eingehende Dokumente können aus mehreren Dateien bestehen, z.B. den einzeln gescannten Seiten, daher gibt es hierfür die laufende Nummer des Elements des Dokuments, (mindestens) zweistellig mit ggf. führender Null. Die Zweistelligkeit unterstützt auch hier die Sortierfunktionen.
Klassifikation des Dokuments nach Inhalt, z.B.
Rechnung
Mahnung
Angebot
Quittung
Anschreiben
Protokoll
Kontoauszug
…
Korrespondenzpartner, also
nähere Beschreibung des Dokuments, z.B.:
Kontoauszug
das Konto ,'_' und dessen laufende Nummer: 123435_081
das Konto ,'_' und dessen Zeitraum : 123435_202212
Mahnung
Rechnung
Protokoll
Quittung
Anschreiben
ErteilungSteuernummer
Adressänderung
Punkt '.'
Dateiendung für das technische Datenformat (Extension), z.B.
Beispiele:
S20221206-01-Protokoll-Vorstand-2022_12_06.txt
E20221206-12-01-Protokoll-DachverbandDatenhaltung-Jahreshauptversammlung_2022.jpg
E20221206-12-02-Protokoll-DachverbandDatenhaltung-Jahreshauptversammlung_2022.jpg
E19991229-12-01-Anschreiben-VermieterAG-AblesungZählerstände.pdf
R20000101-01-Anschreiben-VermieterAG-AbgeleseneZählerstände.pdf
E20030201-03-01-Kontoauszug-Bank42-123454_2003_02.pdf
E20200905-01-01-Rechnung-LieblingsBaumarkt-Werkzeug.pdf
E20200905-02-01-Rechnung-Tele23-202008.pdf
Seiteneffekte / Mehrwert:
Die Zeichenfolge aus dem ersten Buchstaben, dem Datum und der laufenden Nummer (z.B. X20200505-01) identifiziert ein Dokument eindeutig und kann daher bequem an anderer Stelle verwendet werden z.B. als Rechnungsnummer, Vorgangsnummer, Aktenzeichen, Referenz in einem Ticketsystem usw.
Die Datei ist immer vollständig identifizierbar, unabhängig von der Ablage im Dateisystem.
Belege sind mit 'find' oder 'locate' einfach zu finden, z.B. mit locate -Rechungen-Tele23-